Privacybeleid Finexa

FINEXA ACCOUNTANCY vindt de bescherming van uw privacy erg belangrijk. Wij streven er dan ook naar om uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. 

Huidige Privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door FINEXA ACCOUNTANCY, met hoofdzetel te 8400 Oostende, Gistelsesteenweg 1D bus 1.6, met ondernemingsnummer 0752.887.373, met als contactpersoon, de heer Olivier Brackx

De verwerkingsverantwoordelijke doet het mogelijke om uw privacy rechten zo goed mogelijk te respecteren. De verwerkingsverantwoordelijke leeft hierbij de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) na en/of iedere toekomstige of aanvullende wetgeving die van toepassing is. 

In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke informatie wij over u verzamelen, waar wij die informatie voor gebruiken en aan wie wij deze informatie doorgeven. Tevens vindt u in de Privacyverklaring terug welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen. 

1. Van wie verzamelen wij persoonsgegevens? 

FINEXA ACCOUNTANCY verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie wij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben, gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben. 
Het gaat dus zowel om gegevens van onze huidige cliënten, leveranciers, opdrachtgevers en werknemers, maar ook over potentiële cliënten en potentiële werknemers. 

2. Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

FINEXA ACCOUNTANCY verzamelt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

Klantenacceptatieprocedure

Als ITAA-vennootschap zijn wij onderworpen aan de antiwitwaswetgeving. In toepassing van deze wetgeving dienen onze klanten een klantenacceptatieprocedure te doorlopen. Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons verzamelen wij uw identificatiegegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, emailadres, BTW nummer en het inlezen van uw identiteitskaart.

Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in de wettelijke verplichting die op ons rust.

Leveren van onze diensten aan klanten

Wij verzamelen tevens persoonsgegevens om de gevraagde diensten aan u of onze klanten te kunnen leveren. 

Zo verzamelen wij sociaal-demografische gegevens (bijvoorbeeld uw burgerlijke staat en gezinssituatie), financiële gegevens (bijvoorbeeld uw inkomsten en bezittingen), persoonlijke kenmerken (bijvoorbeeld leeftijd en geslacht), leefgewoonten (bijvoorbeeld informatie omtrent sociale contacten of ongevallen), lidmaatschappen (bijvoorbeeld van een vereniging of organisatie), woningkenmerken (bijvoorbeeld de huurprijs of de lasten), gegevens omtrent opleiding en vorming (bijvoorbeeld gevolge beroepsopleidingen en lidmaatschap in beroepsorganisaties), gegevens omtrent beroep en betrekking (bijvoorbeeld uw huidige werkgever of gegevens in het kader van bedrijfsgeneeskunde). 

Gezien onze uitgebreide dienstverlening kan de manier waarop we persoonsgegevens verwerken variëren, al naargelang de dienst(en) waar de klant beroep op doet. Zo verwerken wij bijvoorbeeld persoonsgegevens van werknemers van onze klant, over de medewerkers en klanten van een klant tijdens het voeren van een audit voor een klant, over de klanten van een klant bij het voeren van de boekhouding, over familieleden van een klant tijdens het adviseren in het kader van vermogensplanning.
Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met onze klant. 

Financiële administratie

FINEXA ACCOUNTANCY verwerkt persoonsgegevens teneinde haar eigen boekhouding en facturatie te kunnen onderhouden. Het gaat hier om identificatiegegevens en factuurgegevens. 

Deze verwerking behoort enerzijds tot het gerechtvaardigd belang van FINEXA ACCOUNTANCY, met name de mogelijkheid om haar administratie bij te houden en betaling te bekomen van de door haar geleverde diensten en anderzijds rust er een wettelijke verplichting op FINEXA ACCOUNTANCY om haar boekhouding te voeren. 

Onderhouden van de klantenrelatie

FINEXA ACCOUNTANCY verwerkt persoonsgegevens voor het uitsturen van mailings voor onze producten en diensten waarvan wij denken dat zij voor u van belang kunnen zijn. 
Het versturen van mailings naar onze klanten behoort tot ons gerechtvaardigd belang. Het is zowel in uw als in ons belang dat onze klanten op de hoogte worden gehouden van onze activiteiten en nieuwe diensten. 

Rekruteringsdoeleinden

FINEXA ACCOUNTANCY verzamelt persoonsgegevens met het oog op rekrutering van nieuwe werknemers. 
Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in enerzijds de toestemming van de kandidaat-werknemer en anderzijds ons gerechtvaardigd belang om de geschikte kandidaat voor een positie aan te werven. 

Online portaal 

Via ons online portaal kunnen cliënten hun eigen dossier en bijbehorende documenten consulteren. “FINEXA ACCOUNTANCY” doet het mogelijke om de beveiliging te garanderen van de login gegevens en verbinding en werkt hiervoor samen met een gespecialiseerde IT-onderneming. De gebruiker dient eveneens in te staan voor de veilige bewaring van zijn/haar login gegevens. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor onze overeenkomst met de cliënt. 

Nieuwsbrief

Naar bestaande klanten kan onder het gerechtvaardigd belang, en dus zonder voorafgaandelijke toestemming van de klant een nieuwsbrief worden verstuurd per e-mail. Naar prospecten toe zal de uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Op iedere nieuwsbrief voorziet “FINEXA ACCOUNTANCY” een optie om uit te schrijven. 

Contactformulier 

Via het contactformulier op onze website worden de persoonsgegevens verzameld, die wij nodig achten om aan uw vraag tegemoet te komen. Deze verwerking van persoonsgegevens vindt haar rechtsgrond in de toestemming van de persoon in kwestie. 

3. Met wie delen wij uw persoonsgegevens? 

Uw gegevens worden in geen geval voor commerciële doeleinden gedeeld met derden. 

Uw persoonsgegevens binnen FINEXA ACCOUNTANCY

Binnen FINEXA ACCOUNTANCY springen wij zeer zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en delen wij alleen de gegevens die nodig zijn om u de beste dienstverlening te bieden. 

FINEXA ACCOUNTANCY heeft maatregelen getroffen om te waarborgen dat persoonsgegevens die binnen FINEXA ACCOUNTANCY worden uitgewisseld of gedeeld, beschermd zijn. 

Uw persoonsgegevens buiten FINEXA ACCOUNTANCY

Soms zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te delen met externe partijen, met name aan volgende derden:
  • Publieke autoriteiten en regelgevende instanties wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om klantengegevens mee te delen of bekend te maken, zoals de belastingadministratie
  • Gerechtelijke of onderzoeksinstanties, zoals politie, openbaar ministerie...
Daarnaast zijn er ook derden aan wie wij niet wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven, maar op wie wij voor veel van de diensten die wij verlenen beroep doen:

Dienstverleners die ons helpen bij:
  • Het ontwerp en onderhoud van onze internettools en applicaties
  • Het beheer van onze servers
Sociale media toepassingen waar wij gebruik van maken

Op onze website maken wij gebruik van sociale media toepassingen. Wij willen er u op wijzen dat alle persoonsgegevens die u meedeelt aan deze sociale media toepassingen kunnen worden gelezen, verzameld en gebruikt door andere gebruikers van deze toepassingen. FINEXA ACCOUNTANCY heeft weinig of geen controle over deze andere gebruikers en kan daarom niet garanderen dat alle sociale media toepassingen deze Privacyverklaring naleven. 

4. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens? 

FINEXA ACCOUNTANCY heeft diverse beveiligingsmaatregelen ontwikkeld zodat uw persoonsgegevens veilig, correct en up to date gehouden worden. Specifiek trachten wij ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens die in ons bezit zijn te vermijden. 

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de uitoefening van onze activiteiten en het verlenen van onze diensten, tenzij wij omwille van een wettelijke verplichting uw persoonsgegevens langer dienen bij te houden of omdat de periode waarbinnen een rechtsvordering kan worden ingesteld nog loopt. 

Uw klantendossier wordt in elk geval niet langer bijgehouden dan tot 10 jaar na het beëindigen van onze klantenrelatie. 

6. Welke rechten heeft u? 

U kan ons te allen tijde verzoeken uw persoonsgegevens in te zien, te verbeteren of geheel of gedeeltelijk te wissen. U kan ook vragen om de persoonsgegevens die u ons heeft gegeven in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen. 

Wanneer u wenst dat wij uw gegevens niet langer verwerken, kan u uw toestemming steeds (geheel of gedeeltelijk) intrekken. Dit kan dan wel tot gevolg hebben dat wij onze diensten niet meer kunnen verlenen. 

Wanneer u een vraag of klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u deze richten aan info@finexa.be. Wij verbinden ons ertoe een tijdig gevolg te geven aan deze verzoeken en klachten. Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen. 

Wanneer u op een bepaald moment vindt dat een van uw rechten niet werden gerespecteerd, kunt u daarenboven ook een klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermings-autoriteit  (zie: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be of www.autoriteprotectiondonnees.be voor Franstaligen).
U beschikt ook over het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Drukpersstraat 35 
1000 BRUSSEL
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
contact@apd-gba.be

7. Over deze Privacyverklaring

Onze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. Alle wijzigingen zullen steeds op deze pagina worden aangegeven.

Indien u vragen heeft over onze Privacyverklaring, uw rechten wenst uit te oefenen, of de door u verstrekte gegevens of instellingen wenst te wijzigen, dan kunt u te allen tijde bij ons hiervoor terecht: 
  • op kantoor na afspraak 
  • per mail op info@finexa.be
  • of per brief op het kantooradres 

Finexa Accountancy logo
Als accountants en adviseurs zijn we een gedreven klankbord van onze ondernemers. We leven ons in, denken mee en adviseren. Finexa staat voor een advies op maat van de ondernemer in duidelijke, klare taal volgens de hoogste kwaliteit.

Kantoor Oostende

059/21.25.00

Gistelsesteenweg 1D bus 1.6
8400 Oostende

Kantoor Brugge

050/39.69.39

Xaverianenstraat 32
8200 Brugge
ITAA LOGO